Da su zaposlenici opušteniji, a da se posao ipak odrađuje. ICT sektor nije pogodila korona kao neke, budući da korisnici i dalje moraju komunicirati te da i dalje moraju raditi na računalima, a softver, hardver, poslužitelje i ostalo netko mora isporučiti, konfigurirati i održavati.Čak se u nekim područjima bilježi značajan rast, poput komunikacijskog hardvera i softvera, web trgovina i streaming servisa te naposljetku, nama danas najzanimljivije teme, organizacijskih alata. Olovke i bilježnice smo zamijenili tipkovnicama i alatima za vođenje bilješki, sastanci su češće preko kamere nego preko stola, dok su zadaci sad puno strukturiraniji jer smo naučili da postoji cijeli set alata koji organizaciju vode umjesto nas. Korona već jenjava i svi se polako vraćamo u urede, no s udaljenim radom smo pokupili neke dobre navike.
Post-koronaški rad u uredu bit će puno bolje organiziran, agilan, brz i učinkovit. Uzeli smo najbolje od oba svijeta i to je budućnost modernog poslovanja. Još uvijek se lome koplja oko najbolje organizacije posla, no svakodnevno se pojavljuju nove metode ili nadogradnje postojećih, a koja je najbolja, zbilja individualno ovisi o timu, kompaniji, pa na kraju i o poslu kojim se bave. I dok su agilni timovi i Scrum metoda još do prije nekoliko godina smatrani najboljom modernom organizacijskom strukturom, primat sve više preuzima Kanban metoda, koju smo posebno pažljivo proučavali u alatima. Radi se o fantastičnoj vizualnoj organizacijskoj strukturi gdje na virtualnoj ploči gledamo napredak zadataka.
Za razliku od Scruma i njegovih sprintova, ovdje svi imaju pregled svega te se detaljno prati svaka faza projekta kako ne bi „izašla iz šina“ i nepovratno se izgubila u inerciji posla i pod pritiskom drugih zadataka. Koje smo alate koristili i koje ćemo još dugo koristiti, donosimo u pregledu najboljih projektnih i komunikacijskih alata na tržištu.
Widgeti: Asana nudi brojne widgete i alate koji se mogu konfigurirati do posljednjeg detalja, no to zahtjeva puno vremena
Asana
Asana je jedan od prvih kolaboracijskih alata koji se pojavio na tržištu, ali ostao je gotovo sinonim i za sve druge. Konstantno ulaganje u razvoj i sveobuhvatnost alata ga čine dugoročno primamljivim. Budući da je besplatan za male i nezahtjevne timove, kompanije i projektne zadatke, start-upovima se nameće kao gotovo siguran izbor, a kako će kompanija rasti, vjerojatno će prigrliti Asanu kao jedan od temeljnih stupova organizacije poduzeća. Asana je krcata mogućnostima, no traži duže vrijeme prilagodbe i uštimavanja, pa djeluje pomalo zastrašujuće na prvu. Budući da obuhvaća projektne i komunikacijske alate, može raditi kao samostalan i sveobuhvatan alat za organizaciju projektnih timova, ali i cijelih kompanija.
Aktivnosti: Pregled posljednjih aktivnosti u kratkim crtama bilježi sve što ste mogli propustiti
Basecamp
Vrlo pregledan i intuitivan sveobuhvatni kolaboracijski alat Basecamp se nametnuo kao ozbiljna konkurencija puno razvikanijim platformama. Jednostavan je za konfiguriranje i početak rada te nudi vrlo izdašan set alata za nisku mjesečnu cijenu. Vrlo dobar je za automatizaciju radnih procesa, budući da jasno odvaja pojedinačne zadatke i dodijeljene projekte, a svaka promjena je vidljiva na dashboard mreži ili u pregledu aktivnosti, koji u kratkim crtama bilježe sve promjene od strane vas i drugih korisnika. Basecamp se pokazao kao vrlo dobar alat za timove koji rade od kuće, no imajte na umu da ga upotpunite kvalitetnijim alatom za brzu komunikaciju.
Čavrljanja: Već u besplatnom paketu Flock nudi brojne mogućnosti i velik broj različitih chatova i projekata
Flock
Flock se pojavio gotovo niotkud i nametnuo se kao ozbiljna konkurencija Slacku, s kojim dijeli najviše sličnosti. Kako bi se probili na već krcato tržište kolaboracijskih alata, Flock je ponudio izdašne besplatne pakete svojim novim korisnicima. Odlika alata je Scrum metoda rada, gdje je kroz razgovor moguće dodijeliti brze to-do zadatke među kolegama te pratiti njihovo izvršenje. Alat bi se pokazao kao ozbiljna konkurencija najvećima, no vidljivo je da je još u razvoju, pa je sučelje nedotjerano i krcato nepotrebnim informacijama, a potrebno ga je i ručno osvježavati kako bi se nove informacije pokazale u sučelju, izuzev chata koji je u potpunosti automatiziran.
Pojednostavljen: Jira se oslanja na druge integrirane alate za proširenje svojih mogućnosti, zbog čega na prvu djeluje siromašno
Jira
Još jedan kolos poput Asane, Jira je ogroman projektni alat koji nudi brojne mogućnosti i integracije. Korisnicima nudi nekoliko različitih pretplatničkih modela, ali i lokalnu instalaciju, što će preferirati veće korporacije sa strogim politikama korporativne IT sigurnosti. Jira bi kao kolaboracijski alat na prvu mogao djelovati siromašno, no to je zato što njegova prava snaga leži u bogatoj integraciji s brojnim drugim alatima i sustavima, njih više od tisuću, gdje ćete sigurno pronaći i vlastiti softver, osim ako nije rađen lokalno ili po narudžbi. Kolaboracijski alat traži privikavanje i prilagodbu, no svakako ga razmotrite pored sličnih projektnih alata.
Pregledan: Kombinacijom svijetlog sučelja i izraženih boja za bitne stavke, korisnik je uvijek angažiran u prioritetne zadatke
Monday
Ako moramo birati najljepši kolaboracijski alat, onda je to Monday. Nevjerojatno dobro dizajniran, Monday je fluidan, intuitivan i koristi taman toliko jarkih boja koliko je potrebno da svaka bitna stavka pridobije vašu pozornost, no da ne djeluje epileptično i napadno. Dolazi s ogromnim brojem gotovih predložaka, koje je uz minimalne izmjene moguće prilagoditi svojim projektima, bilo da radite na marketinškom projektu ili razvoju softvera. Iako nudi i brojne druge mogućnosti, velik broj je zaključan iza skupljih platnih razreda, pa tako osnovni paket ne nudi praćenje većeg broja različitih projekata. Ipak, ako ste manji tim fokusiran na izvršenje linearnih zadataka, Monday je vrlo vjerojatno pravo rješenje za vas.
Kanban: Jednostavan i lijepo strukturiran kanban vizual možete koristiti čak i za najjednostavnije, dnevne projekte
Podio
Kolaboracijski alat Podio je fokusiran na kanban metodu organiziranja projekata te nudi vrlo male mogućnosti drugačijeg pristupa poslu. Međutim, ono po čemu se ističe je fantastična integracija cloud storage servisa i vlastite organizacije datoteka, zbog čega je među najboljim alatima za često dijeljenje datoteka, primjerice u marketinškim agencijama. Nudi i odlične mogućnosti organiziranja i prilagodbe sučelja te svaki korisnik može prilagoditi okolinu svojim potrebama i strukturi posla jednostavno dodajući widgete na svoju activity karticu. Budući da je u srži kanban alat, bit će odličan izbor i za one koji moraju detaljno pratiti radne procese kako ne bi došlo do neželjenih propusta.
Komunikacija: Alati za komunikaciju su organizirani poput internetskih foruma. Nekome će to biti praktično, a drugima nepotrebno komplicirano
Ryver
Vrlo dobra alternativa Asani i Jiri, Ryver se pokazao kao praktičan sveobuhvatni alat koji uključuje praćenje projekata i alate za komunikaciju. Osim uobičajenog chata, možete ga koristiti i za audio i video pozive. Sam alat nudi vrlo pregledno sučelje gdje su svi alati odmah dostupni, bez nepotrebnog prolaska kroz više prozora i funkcija alata. Budući da sve obavlja samostalno, razvojni studio je vjerojatno i svjesno stavio manje mogućnosti integracije vanjskih alata, pogotovo kad je riječ o sličnim alatima. Ryver nema besplatnu inačicu za manje timove, ali možete isprobati sve njegove funkcionalnosti kroz probni period.
Proširivost: Kako bi izvukli najbolje od Slacka, moguće ga je proširiti bogatim izborom alata i servisa
Slack
Najpopularniji komunikacijski alat zaslužio je svoju titulu i status fantastičnim intuitivnim pristupom, jednostavnom konfiguracijom i integracijom sa svakim servisom i alatom kojeg možete zamisliti. Chat je organiziran u projektne sobe, a veći broj istih je moguće lako organizirati prema sudionicima ili temama. Slack nudi i odličnu integraciju cloud storage servisa za razmjenu datoteka, optimiziran je, nudi desktop i mobilnu verziju te sve skupa funkcionira brzo i precizno kao švicarski sat. Ono slabije od konkurencije je kvaliteta video poziva, a uz Slack ćete trebati i vizualni projektni alat. Možda izgleda kao da mu nedostaje pokoja značajka, ali ono za što je namijenjen Slack odrađuje besprijekorno.
Intuitivan: Iako na prvu djeluje prejednostavno, Trello ima najbolje i najintuitivnije kanban sučelje
Trello
Za softverske developere se Trello pokazao kao neizostavan alat, bilo da tim radi iz ureda ili udaljenim pristupom. Od njegove pojave objeručke su ga prihvatili svi, od startupova do ogromnih korporacija. Vrlo je intuitivan i pregledan, jednostavan za uporabu, a krije bogate mogućnosti. Trello je u potpunosti orijentiran na kanban metodu vođenja projekata, što je najveća prednost, ali i mana ovog alata. Ako tražite baš takav alat, ne tražite dalje, jer Trello će pokušati baš svaki zadatak i poslovnu aktivnost prikazati kanban metodom kroz mnoštvo već gotovih predložaka. Brzo ga je moguće podesiti, pa je alat kao stvoren za timove koji su već zatrpani gomilom malih zadataka i treba brzu organizaciju kaosa u glavama i u uredu.
Zadaci: S lakoćom organizirajte zadatke s praktičnim osnovnim pregledom, ovisno o složenosti posla
Wrike
Sveobuhvatni kolaboracijski alat Wrike već je dugo na tržištu, ali tek je posljednjih mjeseci počeo dobivati pažnju koju zaslužuje. Svakom korisniku omogućuje pregled osobnih i timskih zadataka te nudi pregršt gotovih widgeta koji će vam pomoći u organizaciji i pregledu kompletnih projekata. Wrike je besplatan za malene timove, kojima nudi bogatstvo alata i funkcionalnosti, a osim popularnih Scrum i kanban metoda projektne organizacije, nudi i praktičan Gantt pregled i mnoštvo alata za menadžment resursa, što čak ni najrazvikanija konkurencija nema. Ono po čemu Wrike zaostaje je slaba organizacija brze chat komunikacije u timu, zbog čega ga je dobro upariti s takvim specijaliziranim alatom, a zbog čega mu je promakla maksimalna ocjena.
Prije odabira kolaboracijskog alata, potrebno je napraviti analizu izazova i problema s kojima se kompanija susreće. Je li problem u organizacijskoj strukturi, presporoj komunikaciji, nedostatku digitalnog traga ili nedovoljno dobrom delegiranju zadataka? Ako iskreno odgovorite na ova pitanja, već u startu ćete znati koji alat odabrati. Svaki ima svoje prednosti i mane, svoju cijenu, opseg mogućnosti, proširivosti, ali i jednostavnosti uporabe. Nije rješenje kupiti najmoćniji i najskuplji alat, jer bi moglo doći do kolektivnog neprihvaćanja i nezadovoljstva novim kompliciranim alatom. Također nije dobro ni ući na velika vrata, budući da zaposlenici ne žele šefa control freaka. Idite polako, krenite s dijelovima alata koji će im pomoći da se lakše organiziraju, da prioritiziraju zadatke i podignu razinu komunikacije. Pomno birajte alat, malo pomalo ga integrirajte, omogućite fleksibilan rad od kuće i rezultati će sami krenuti pristizati.
