Ispis i upravljanje dokumentima
Održivo s dobrim performansama
Pisači su i dalje neizostavni dio poslovnog okruženja, a u promjenjivim uvjetima digitalizacije višenamjenski uređaji dobili su nove funkcionalnosti, dok su uz kontinuirane inovacije na području performansi proizvođači sve više usmjereni na održivost.
Digitalizacija je nezaustavljiv proces koji na brojne načine olakšava život ljudima. Za neke stvari za koje ste morali ići u razne institucije sada je dovoljno upaliti mobilnu aplikaciju. Štedi se vrijeme koje se potom može iskoristiti na puno smisleniji način. Umjesto odlaska u matični ured ili poreznu, moguće je prijaviti se na e-Građani i ispisati svoju potvrdu.
Digitalizacija omogućuje i potpisivanje dokumenata putem digitalnog potpisa, a možda i najraširenija primjena nekoć analognih servisa je korištenje mobilnog bankarstva.
Kako se u cijelu tu priču uklapa industrija pisača i upravljanja dokumentima? Multifunkcijski uređaji godinama su se mijenjali i osim svoje osnovne namjene, postali su sredstvo koje asistira digitalnoj transformaciji s opcijama kao što su automatsko skeniranje, stvaranje PDF dokumenata i slanje direktno osobama unutar organizacije.
Kao nadogradnja funkcionalnostima sve učinkovitijih i održivijih pisača, proizvođači nude sustave za upravljanje dokumentima, pri čemu neki nude i cijeli workflow, odnosno mogu ga dramatično unaprijediti. Kombinacijom učinkovitog ispisa i automatizirane distribucije dokumenata kroz tvrtku može se značajno uštedjeti vrijeme.
No, ni ta osnovna funkcionalnost nije zanemarena, jer ovisno o području kojim se tvrtka bavi, mnoge se i dalje jako oslanjanju na ispis dokumenata - primjerice, institucije kao što su javne ustanove, školstvo i financijski sektor. Trendovi u ispisnoj industriji idu prema učinkovitijem i ekološki prihvatljivijem ispisu, kao što je Epsonova tehnologija bez zagrijavanja. Istovremeno je konačni produkt i dalje brz i kvalitetan.
Iako je digitalizacija sveobuhvatna, još uvijek postoje benefiti ispisivanja dokumenata. Prije svega, za ranije spomenute financijske ili javne ustanove se važni ugovori i dokumenti i dalje čuvaju kao ključan fizički backup. Uredno spremljen ugovor o kreditu ne može postati žrtva cyber napada.
Za one koji ne brinu toliko oko sigurnosti ili ne barataju povjerljivim dokumentima, poznate su druge prednosti čitanja s papirnatog medija. Čitanje s papira pridonosi boljoj koncentraciji, lakše je podcrtavati i usvajati bitne stavke.
Kako god bilo, ispis dokumenata i dalje aktivno živi unutar kompanija, pa čak i na hibridnim radnim mjestima.
Radi se i na uštedama
Proizvođači kroz implementaciju održivih i zelenih tehnologija automatski rade i s manjim troškovima. Uređaji koji manje emitiraju štetne čestice, pisači s manjim brojem komponenti koji ne trebaju toliko servisiranja ili modeli koji ne trebaju toplinsku energiju za ispis mogu pridonijeti uštedama.
Još jedan pristup prema tvrtkama koje trebaju ispisna rješenja je udaljena briga za pisače i potrošni materijal kroz sustav pretplata. Na taj način moguće je smanjiti troškove IT održavanja i prebaciti odgovornost za ispis na isporučitelja usluge.
Tradicionalno smo se i ove godine obratili najvećim imenima u document i print management niši, te provjerili koja inovativna rješenja oni nude za tvrtke svih veličina i zašto je baš njihovo rješenje odgovor na potrebe za ispisom i upravljanjem dokumentima.
I dok zbog digitalizacije već godinama neki pokapaju industriju pisača, bez obzira na sve promjene u načinu poslovanja, printeri i fizičke kopije dokumenata i dalje su nezaobilazne u poslovanju. Sve dok javne ustanove, školstvo i financijski sektor i dalje posluju, za sada će tako i ostati.
