Neovisno o vašoj lokaciji, uz M-Files tvrtkine dokumente možete pretraživati po sadržaju i više vas ne zanima gdje su pohranjeni. U hibridnom načinu rada tvrtke sigurnost je od velike važnosti, a BitDefenderovo rješenje čisti malware na mjestu ulaska. Za kompanije koje trebaju više od upravljanja dokumentima i sigurnosti, Konica Minolta ima Workplace Hub, cjelovito rješenje koje zamjenjuje niz IT infrastrukturnih rješenja u jednom jednostavnom i intuitivnom uređaju
Kako pomiriti težnju zaposlenika koji su iskusili rad od doma, imali visoku produktivnost i veliku uštedu vremena zbog manjka putovanja te nastojanja tvrtki da se dio vremena, ako ne i sve, odradi u uredu? Činjenica je da tvrtke koje teže inovacijama ipak trebaju na okupu svoje ljude, ali u isto vrijeme zaposleni na radu od kuće pokazuju odlične rezultate.
Bilo da se radi o maloj ili srednjoj tvrtki, velikoj korporaciji ili outsourcanom digitalnom nomadu koji se u hladu borove šume na Makarskoj rivijeri prikopčao na tvrtkin sustav, činjenica je da mjesto rada prestaje biti ključna komponenta i agnosticizam prema lokaciji postaje novi trend.
Kako bi tijek poslovanja ostao nepromijenjen i svi sustavi u tvrtki radili bez problema, potrebno je imati kvalitetna rješenja u području softvera, uređaja i sigurnosti.
Sadržaj umjesto lokacije
Većina poslova koje ljudi obavljaju u uredskom okruženju ili u „novom normalnom“ od doma ima neke veze s informacijom. Svaki ispunjeni zadatak je na neki način informacija ako se gleda s infrastrukturnog pogleda. Neovisno o mjestu gdje sjedi vaš zaposlenik, bio to ured u tvrtkinoj zgradi, podrum u kući ili ispod masline, važno je znati pravi put informacija unutar kompanije.
I dok se više od 45% zaposlenika muči s pronalaskom dokumenta u tvrtkama koje hijerarhijski po folderima spremaju dokumente, ako na to dodamo hibridni način rada, uskoro bi za zaposlenike, voditelje i tvrtku mogao nastati kaos.
Konica Minolta implementira inovativno rješenje, M-Files, koje se bori upravo s kolanjem informacija i dokumenata kroz tvrtku. Ideja je da se sav sadržaj smješta u centralno mjesto i dostupan je s bilo kojeg uređaja bilo da se radi o laptopu na kauču, mobitelu u tramvaju ili stolnom računalu u open-space uredskom prostoru.
Svi dokumenti i ostali sadržaji organizirani su prema tome što su, a ne gdje su smješteni. Kako bi se to ostvarilo iznimno je olakšan unos dokumenata u sustav. M-Files integriran je s Microsoft 365 sustavima (Word, Excel, PowerPoint, Outlook...). Kada u tvrtku dođe račun, snimate ga u sustav preko M-Files taba i dodajete kratki opis.
Nakon što su dokumenti, računi, fotografije, prezentacije, kolaborativni tekstualni dokumenti i drugi mogući dokumenti uneseni u sustav, nitko ne mora znati njihovu fizičku lokaciju. Dovoljno je upisati račun za struju ili ponudu za X tvrtku i sustav će vam izbaciti dokument. Organizacija dokumenata iza zavjese napravljena je pomoću metapodataka i većina unaprijed dogovorenih putanja će odaslati dokumente prema osobi u tvrtki koja je za njih zadužena.
Svaki dokument ima samo jednu verziju, ali se isto tako svaka promjena u verzijama zabilježava, pa uvijek imate zadnju verziju dokumenta uz moguće vraćanje na prethodne verzije.
Isto tako, u sučelju je moguće upravljati dozvolama, pa će se za svaki sadržaj moći odrediti tko mu može pristupati i što s njime raditi. M- Files podržava video, fotografije, Excel, Word, PDF dokumente, gotovo sve formate koje organizacija može koristiti. Zvonimir Tokić, ITS Business Consultant iz Konica Minolte, na temelju dosadašnjih implementacija približio nam je učinkovitost rješenja: „Ubrzanost procesa je vidljiva od prvog dana korištenja ovakvih sustava, postoje primjeri kod naših korisnika gdje je tijek ulaznih računa, od otvaranja pošte do knjiženja u financijama, trajao 30 dana, a s DMS- sustavom samo 1 radni dan. Osim ubrzanja procesa, postignuta je i transparentnost poslovanja te u svakom trenutku možete znati kod koga je dokument na odobrenju, bilo da se radi o računu, ponudi ili ugovoru. Korisnicima se pokazalo od značaja da s par klikova mogu doći do informacije gdje je zapeo dokument te momentalno nazvati kolegu i zamoliti da pogleda dokument koji je u kućici „dodijeljeno meni“, što u velikoj mjeri ubrzava procese. Kod ovakvih sustava ključna značajka je i OCR dokumenata, koji prepoznaje znakove sa skeniranih dokumenata odmah pri ulasku u sustav, a M-Files iste dokumente po ključnoj riječi pretražuje u svega nekoliko sekundi. U prosječnoj administraciji procjena je da zaposlenici gube do 4 sata tjedno na pretraživanje dokumenata, dok bi se sa sustavom koji u nekoliko sekundi pronalazi dokument to drastično smanjilo.“
U osnovi, to za zaposlenike znači vrlo kratku edukaciju oko pravilnog spremanja ulaznog dokumenta. S druge strane, ja mogu pod hladom masline i s pogledom na more prizvati zadnju verziju članka o Konica Minolta rješenju za hibridni ured i nastaviti raditi na njemu, dok se kolega grafičar kuha na +35 stupnjeva na zagrebačkom asfaltu očekujući moje materijale.
Sigurnost na mjestu ulaska
Ovakva napredna i pametna organizacija dokumenata gotovo da je cjelokupno rješenje za workflow unutar kompanije. Ako neki vaši zaposlenici rade od kuće ili se sele između ureda i kućnog ureda, bitna stavka o kojoj tvrtka mora brinuti je sigurnost. Uz M-Files, Konica Minolta u tom se segmentu oslanja na Virus Scan i-Option rješenje od partnera BitDefendera.
Tvrtka koja nije samo fizička lokacija, nego i sve udaljene lokacije na kojima se zaposlenici spajaju na sustav, pomoću BitDefender rješenja štiti se na mjestu ulaska. Sve informacije se skeniraju putem redovito ažurirane liste malware ugroza koje se uništavaju pri detekciji. Ako se radi o novoj vrsti virusa, trojanca ili ransomwarea, sustav detektira neobično ponašanje i automatski stavlja u karantenu i takve do sada nepoznate ugroze.
Cjelokupno IT rješenje Workplace Hub
Virus Scan i-Option može se implementirati na multifunkcijske uređaje i štiti ih od vanjskih prijetnji, ali štiti i povezane uređaje od dokumenata koji prolaze kroz njega.
Ako upravljanje dokumentima i sigurnost nisu jedini problemi u vašoj tvrtki, postoji još jedna nadogradnja koja dolazi iz Konica Minolte. Znate li da u 54% organizacija IT odjel nije dovoljno fleksibilan kako bi pratio tempo poslovanja, a kompleksno upravljanje više različitih sustava od više različitih vendora za čak 39% tvrtki predstavlja velike glavobolje? Za one kojima su troškovi IT-a previsoki, odgovor stiže u vidu Workplace Huba koji je zapravo cjelovito IT infrastrukturno rješenje.
Uređaj koji vizualno podsjeća na multifunkcijski uređaj sada je postao još puno više od toga. U njemu se nalazi vrhunski hardver, poput servera spremnog i za najzahtjevnija okruženja. Workplace Hub spreman je za Cloud rješenja, nudi veliki storage i backup rješenja, mrežnu infrastrukturu te upravljanje dokumentima putem M-Files rješenja.
Cjeloviti uređaj i infrastrukturno rješenje u jednom zamjenjuje u malim i srednjim, ali i većim sustavima cijeli niz pojedinačnih rješenja, smanjujući na taj način ukupne troškove IT infrastrukture.
„WPH je idealan produkt za tvrtke s barem jednom internom aplikacijom (ERP, DMS, FileStorage), cjenovno je prihvatljiv i povoljniji od Cloud servera, a pruža bolje performanse i više storagea.“- rekao nam je Zvonimir Tokić iz Konica Minolte te dodao- „WPH kao dio digitalne transformacije gdje sve brige, glavobolje, financijski nepredvidivi troškovi, server i dr. više nisu tema i ne oduzimaju vrijeme, nego se tvrtke mogu u cijelosti posvetiti svom core businessu.“
U pozadini, vašu radnu okolinu nadgledaju ovlašteni profesionalci, a na raspolaganju vam je danonoćna podrška. Ono što je možda najvažnije, trošak dolazi kao fiksni mjesečni izdatak, a usluga je skalabilna. Znate li da vam Workplace Hub stane na jedan kvadratni metar?
